„Bis zu 30 Jahre sind als Aufbewahrungsfristen für Unterlagen nach Abschluss einer Behandlung von Patient:innen festgeschrieben“, erklärt Dr. Rainer Goller, Leiter Medizincontrolling. Ärztinnen und Ärzte sind nämlich gesetzlich dazu verpflichtet, die Behandlung von Patient:innen zu dokumentieren. Für diese wie auch für Mediziner:innen ist eine umfassende Dokumentation gleichermaßen wichtig. Daher wird bei jedem Besuch, ob stationär oder ambulant, eine neue Fallnummer vergeben. Während man bei Ärzt:innen über seine Beschwerden redet, schreiben sie fleißig mit. Diese Unterlagen müssen anschließend für einen bestimmten, gesetzlich festgelegten Zeitraum archiviert werden.
DIGITALER WANDEL
Bis vor zehn Jahren waren Archivmitarbeiter:innen für die Ein- und Auslagerung von papierbasierten Patientenakten sowie die rechtskonforme Vorhaltung derselben zuständig. Das Krankenhaus St. Barbara arbeitet bereits seit 2011 zweigleisig: Es werden nicht länger ganze Räume mit Aktenschränken gefüllt, wo die Suche nach einer einzelnen Patientenakte durchaus eine Herausforderung darstellen kann. Ein großer Teil der Informationen wird seither elektronisch im Krankenhausinformationssystem ORBIS gespeichert und steht so Berechtigten jederzeit mit wenigen Mausklicks zur Verfügung. Ein anderer Teil bestehend aus Altaktenbeständen wurde verbundübergreifend nach Regensburg überführt und dort digitalisiert. Bei dem Vorgang wird die Akte aus Papier als eine Art Foto in einem digitalen Archiv strukturiert digital abgelegt. Doch ganz ohne Papier geht es (noch) nicht – und das muss über einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.
Sechs Mitarbeiterinnen, die dem Medizincontrolling zugeordnet sind, sorgen dafür, dass diese Papiere den richtigen und datenschutzkonformen Weg in die Archive finden. Als Sortierkräfte kümmern sie sich darum, dass die auf den Stationszimmern auflaufenden Befunde der Ärzt:innen der richtigen Mappe zugeordnet und an die passende Stelle des Registers einsortiert werden. Jede Kollegin verantwortet dabei zwei Stationen. Sie entlasten damit das Stationspersonal erheblich. „Mir macht die Arbeit Spaß, denn ich habe jeden Tag Kontakt mit den Kolleg:innen auf Station, bin mir aber zeitgleich dem verantwortungsvollen Umgang mit vertraulichen Patientendaten bewusst“, erklärt Daniela Härtl, die bereits seit sieben Jahren diese Arbeit ausführt.
______________________
Michael Vogl